Ứng dụng AI trong phân loại văn bản và nhắc deadline: Giải pháp thúc đẩy hành chính số, nâng cao hiệu quả công việc tại xã Đại Phước

Mặc dù là giáo viên, nhưng trong quá trình làm việc, nhận thấy công đoạn xử lý hồ sơ, văn bản liên quan đến công tác hành chính của nhà trường. Khối lượng văn bản đến – đi ngày càng nhiều, trong khi phần lớn các thao tác như: đọc – lọc – phân loại, ghi chú nội dung chính, theo dõi hạn xử lý, tổng hợp báo cáo đều phải làm thủ công, rất mất thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn. Do đó cô Trang Đài đã nghĩ đến ý tưởng cần phải có một ứng dụng thiết thực để hỗ trợ phân loại văn bản và nhắc hẹn, cô Trang Đài cho hay:“Chính thực tế đó khiến tôi nhận ra một vấn đề chung, không chỉ của ngành giáo dục mà của tất cả các cơ quan hành chính: Quy trình xử lý văn bản còn thủ công,Từ đó, tôi nảy ra ý tưởng về AI phân loại văn bản và trợ lý nhắc deadline, một giải pháp có thể giảm tải cho cán bộ, phân loại văn bản nhanh và chính xác hơn, hạn chế quá hạn vì có hệ thống tự động nhắc. Tôi không chỉ nhìn vấn đề ở phạm vi trường học mà nhìn rộng hơn, rằng giải pháp này hoàn toàn có thể ứng dụng cho UBND, phòng – ban, trung tâm hành chính công, nơi quy trình văn bản còn phức tạp hơn rất nhiều”.

Theo đó, giải pháp được xây dựng theo 5 bước chính: đầu tiên là tiếp nhận văn bản đầu vào: Hệ thống tự nhận diện các dạng văn bản (PDF, Word, ảnh scan…). Đối với văn bản giấy, cán bộ chỉ cần scan hoặc chụp đưa vào hệ thống; sau đó AI phân loại và trích xuất dữ liệu bằng cách sử dụng công nghệ OCR để số hóa văn bản, AI tự động phân loại theo loại văn bản, cơ quan ban hành, mức độ ưu tiên…Tự động trích xuất các trường thông tin như số hiệu, ngày ban hành, người ký, nội dung chính. Tiếp theo là chuyển văn bản đến đúng bộ phận xử lý, hệ thống gắn thẻ thông minh, phân luồng văn bản đến đúng người, đúng đơn vị. Tiếp đó là Tìm kiếm – tra cứu nhanh, cán bộ có thể tìm kiếm theo từ khóa, chủ đề, thời gian… với tốc độ tức thì và cuối cùng là Tích hợp với phần mềm quản lý hiện có, hệ thống đồng bộ toàn bộ quy trình tiếp nhận – xử lý – lưu trữ – báo cáo; đồng thời tự tạo thống kê thay cho báo cáo thủ công.

Về bảo mật, hệ thống đáp ứng đầy đủ yêu cầu về: Phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, không lưu văn bản trên thiết bị cá nhân, máy chủ nội bộ đảm bảo không rò rỉ thông tin. Giải pháp có thể áp dụng cho: UBND xã, các phòng chuyên môn, Trung tâm hành chính công và các cơ quan có khối lượng hồ sơ lớn. Sau khi biết giải pháp này, nhiều giáo viên của trường THCS Dương Văn Thì rất ấn tượng vì tính hiệu quả trong xử lý văn bản, thầy Ngô Tuấn Phương – giáo viên kiêm Bí thư Chi đoàn trường cho biết:“Giải pháp của cô Trang Đài không chỉ hỗ trợ công tác hành chính của trường mà còn thay đổi tư duy làm việc của đội ngũ giáo viên. Trước đây, chúng tôi mất rất nhiều thời gian để rà soát, phân loại văn bản, đặc biệt vào các thời điểm cao điểm như đầu năm học hay các đợt kiểm tra nội bộ. Việc áp dụng AI giúp mọi thứ trở nên nhẹ nhàng, khoa học và chính xác hơn.”

Nhận thấy tính ưu việt của giải pháp sau khi áp dụng như: giúp giảm chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy; tiết kiệm thời gian, nhân lực; giảm rủi ro do quá hạn hồ sơ. Trao đổi thêm về những cải tiến trong thời gian tới, chị Trang Đài cho biết:“Tôi đang cải tiến để giải pháp có thể mở rộng thêm các tính năng nâng cao như là: tạo báo cáo tự động theo thời gian thực; Phân tích xu hướng văn bản theo lĩnh vực; đánh giá năng suất cán bộ dựa trên hồ sơ đúng hạn – quá hạn; Chatbot hỗ trợ người dân 24/7; Phát hiện văn bản trùng lặp hoặc có thể sai thể thức”.

Giải pháp “Ứng dụng AI phân loại văn bản, Trợ lý số nhắc deadline” là một bước đi thực tiễn, phù hợp xu hướng, góp phần quan trọng vào việc xây dựng nền hành chính số chuyên nghiệp, hiệu quả và phục vụ người dân tốt hơn. Giải pháp không chỉ giúp giảm tải công việc mà còn mở ra hướng tiếp cận mới cho cải cách hành chính: Xây dựng nền hành chính thông minh – minh bạch – hiện đại; Tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất cán bộ; Tăng mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp; đồng thời góp phần thực hiện mục tiêu chuyển đổi số quốc gia đến năm 2030.

Cô Phạm Thị Trang Đài – giáo viên dạy Toán trường THCS Dương Văn Thì, xã Đại Phước tự tin trình bày ý tưởng của mình tại cuộc thi “Chung tay cải cách hành chính trong cán bộ, công chức, viên chức trẻ năm 2025” tỉnh Đồng Nai.