Tự động hóa quy trình quản lý – đổi mới phương pháp giảng dạy: Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả tại Trường Tiểu học Phú Đông

Xuất phát từ thực tiễn nhiều quy trình tại nhà trường vẫn được thực hiện thủ công, tốn thời gian và dễ sai sót, nhóm giáo viên gồm các cô: Trần Thị Hạnh (Khối 5), Nguyễn Thị Kiều Anh (khối 1), Lê Thị Kim Chi (Khối 4), Châu Hồng Cẩm Nhung (Khối 2) và Phan Thị Tuyết Sương (Khối 4) đã đặt mục tiêu biến những nhiệm vụ này thành các quy trình tự động và chính xác. 

Cô Trần Thị Hạnh bày tỏ: “Giáo viên chúng tôi vừa dạy học, vừa chủ nhiệm và thực hiện nhiều loại sổ sách, báo cáo. Nếu mỗi việc đều làm thủ công thì rất mất thời gian và dễ sai sót. Mong muốn lớn nhất của nhóm là áp dụng công nghệ để giáo viên giảm tải, còn thời gian đầu tư cho bài giảng và học sinh. Bên cạnh đó, giải pháp này được thực hiện cũng nhằm đáp ứng yêu cầu của ngành về chuyển đổi số, những yếu tố đó chính là động lực mạnh mẽ thúc đẩy nhóm bắt tay thực hiện”.

Với sự định hướng và khích lệ từ Ban Giám hiệu, nhóm đã thống nhất triển khai giải pháp tích hợp đồng bộ các công cụ số, AI và hệ thống tự động hóa, tạo ra một phương thức quản lý và dạy học hiện đại, thông minh và phù hợp với bậc Tiểu học. Trong quá trình thực hiện, nhóm cũng gặp nhiều thách thức nhưng cũng đã tìm được biện pháp khắc phục, cô Phan Thị Tuyết Sương cho hay: “khi bắt tay làm thì nhóm cũng gặp một số khó khăn như dữ liệu nhà trường phân tán ở nhiều nơi, nhiều định dạng, mất nhiều công sức để tổng hợp và chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ thống; để khắc phục khó khăn đó, nhóm thống nhất chia nhỏ nhiệm vụ theo mảng dữ liệu và theo tiến độ, giúp các thành viên chủ động hơn, tránh dồn áp lực vào cuối giai đoạn. Việc phân công cụ thể người phụ trách hồ sơ, kế hoạch chuyên môn, biểu mẫu… đã giúp việc chuẩn hóa dữ liệu diễn ra chính xác và khoa học hơn”.

Theo các cô, giải pháp được thực hiện theo quy trình rõ ràng: Đầu tiên là tiến hành khảo sát thực trạng các quy trình quản lý và giảng dạy trong nhà trường. Sau đó lựa chọn các công cụ số phù hợp như Google Workspace, Excel tự động, hệ thống điểm danh trực tuyến…Tiếp đến là thiết kế quy trình số hóa và chạy thử nghiệm trên một số tổ chuyên môn. Sau khi hệ thống chạy ổn định thì tiến hành tập huấn, hướng dẫn giáo viên sử dụng và tiến tới triển khai đồng bộ toàn trường, hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên, từ đó đưa ra đánh giá, điều chỉnh và hoàn thiện. 

Sáng kiến không chỉ dừng lại ở việc đưa phần mềm vào sử dụng mà đã xây dựng một hệ sinh thái quản lý và giảng dạy tích hợp, gồm: Google Workspace: tạo biểu mẫu khảo sát, nhập liệu trực tuyến, tự động tổng hợp báo cáo và lưu trữ hồ sơ. Excel tự động: dùng hàm, macro và biểu đồ để thống kê điểm, đánh giá học sinh và lập báo cáo nhanh. Công cụ AI (ChatGPT, Quizizz AI, Canva AI): tạo học liệu, câu hỏi đánh giá, thiết kế giáo án và nội dung trình chiếu. Hệ thống điểm danh và theo dõi học sinh trực tuyến: cập nhật chuyên cần, học lực, hành vi học tập theo thời gian thực. Kho trò chơi học tập – đánh giá nhanh: Quizizz, Blooket, Wordwall… tăng tương tác và hứng thú cho học sinh. Chuyển từ “số hóa” sang “tự động hóa thông minh”, giúp báo cáo, thống kê và nhập liệu được xử lý ngay lập tức. Dữ liệu liên thông – không nhập trùng, giáo viên chỉ nhập một lần nhưng sử dụng được cho nhiều đầu việc. Áp dụng tư duy quản trị số vào bậc Tiểu học, điều chỉnh giao diện – phương pháp – học liệu cho phù hợp với lứa tuổi. Cá nhân hóa giáo dục dựa trên dữ liệu học tập, giúp giáo viên bám sát năng lực từng học sinh để hướng dẫn phù hợp.

Nhờ cách làm khoa học, mô hình không chỉ phù hợp với nội bộ trường Tiểu học Phú Đông mà còn có thể áp dụng rộng rãi cho nhiều cơ sở giáo dục Tiểu học khác, đặc biệt là các trường đang từng bước chuyển đổi số. Cô Lê Thị Kim Chi cho biết thêm về tính hiệu quả của giải pháp:“Chỉ sau thời gian ngắn triển khai, mô hình đã mang lại những kết quả đáng ghi nhận: 100% giáo viên sử dụng thành thạo các công cụ số; Thời gian xử lý công việc giảm 20–40%, đặc biệt trong khâu báo cáo và thống kê; Hồ sơ học sinh được lưu trữ khoa học, phục vụ nhanh cho báo cáo học kỳ, năm học và kiểm tra chuyên môn; Chất lượng giảng dạy tăng rõ rệt, học sinh hứng thú và chủ động hơn nhờ các bài giảng trực quan; Nhà trường bước đầu xây dựng được nền tảng chuyển đổi số ổn định và hiệu quả”.

Để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số giáo dục, nhóm cũng đã đặt mục tiêu nâng cấp và hoàn thiện giải pháp theo các hướng như: Thiết lập hệ thống quản lý lớp học thông minh: điểm danh bằng mã QR hoặc nhận diện, cảnh báo sớm học sinh vi phạm chuyên cần; Dashboard phân tích dữ liệu giáo dục cho giáo viên và Ban Giám hiệu; Trợ lý AI hỗ trợ giáo viên trong soạn giáo án, câu hỏi khảo sát, phiếu học tập theo thang Bloom; Hệ thống giao tiếp giữa Phụ huynh học sinh và Nhà trường, có tích hợp dịch tự động cho phụ huynh nước ngoài; Kho học liệu số chuẩn hóa theo chương trình 2018: video, thí nghiệm ảo, bài tập tương tác; Liên thông với cơ sở dữ liệu ngành, đảm bảo vận hành đồng bộ và bền vững.

Giành Giải Nhì tại Hội thi sáng kiến năm 2025 là niềm tự hào của cả nhóm giáo viên tham gia thực hiện. Không chỉ là sự ghi nhận nỗ lực, giải thưởng còn mở ra niềm tin và động lực để nhà trường tiếp tục tiên phong trong quá trình chuyển đổi số, hướng đến môi trường giáo dục hiện đại, nơi giáo viên giảm áp lực hành chính, tập trung vào chuyên môn và học sinh được học tập bằng những phương pháp mới tích cực hơn. Qua sáng kiến của nhóm giáo viên Trường Tiểu học Phú Đông có thể khẳng định rằng chuyển đổi số không phải việc xa vời, mà hoàn toàn có thể bắt đầu từ những giải pháp thực tiễn, phù hợp với điều kiện từng trường. Từ đó, tạo nền tảng vững chắc để giáo dục tiểu học của xã tiếp tục đổi mới, bắt nhịp với sự phát triển của thời đại số.

Nhóm tác giả xuất sắc nhận giải Nhì tại cuộc thi “Chung tay cải cách hành chính” trong cán bộ, công chức, viên chức năm 2025

Giáo viên trường Tiểu học Phú Đông tiến hành soạn bài giảng, câu hỏi tương tác trên ứng dụng do nhóm thực hiện